Проведение онлайн конференции на Cisco Webex

Небольшая предыстория… Москва, июнь 2020 года, самый разгар пандемии — всё вокруг закрыто. Ко мне обращаются мои постоянные клиенты-организаторы из города Екатеринбурга и просят помочь со стороны Москвы — организовать студию с трансляцией онлайн конференции на платформе Cisco Webex и со мной в роли ведущего онлайн мероприятия.

Миссия кажется практически невыполнимой, но я берусь за неё и подключаю своего постоянного технического партнёра — Сергея Николаева. Ситуация усугубляется тем, что у организаторов оплачена платформа Cisco Webex, а проведение онлайн конференции заявлено именно на этом продукте.

Мы до этого работали на платформе Zoom, поэтому Cisco Webex пришлось изучать с нуля. Например, для того, чтобы Cisco Webex увидела картинку, которая идёт через видеопульт, Сергею пришлось прочитать массу материалов и откатиться по обновлениям на Macbook сильно назад. Кроме того, в отличии от Zoom, на платформе Cisco Webex нельзя менять фоны за спикерами. Именно поэтому, организаторы сразу заявили, что для проведения конференции онлайн нам нужно найти студию для трансляции. А в Москве — пандемия и всё закрыто.

Ещё одна сложность и требование к студии — трансляция должна начаться в 7.30 утра по московскому времени, потому что основная аудитория — уральский федеральный округ, где время идёт на 2 часа вперёд. Словом, миссия по поиску студий казалась вообще невыполнимой, но тут я вспомнил про новый «коворкинг», что называется у меня «на районе». Они открылись до эпидемии коронавируса и об этой площадке никто не успел узнать. Договорился с владельцами и нам дали зелёный свет для проведения онлайн конференции.

Московские партнёры организаторов доставили необходимые атрибуты брендинга — ролл-апп, фирменную корпоративную майку, и даже брендированную трибуну для меня, как для ведущего. Сергей же привёз всё необходимое техническое оборудование для онлайн трансляции, а также профессиональный свет. Студия для проведения конференции онлайн была готова, вопреки всему происходящему в стране.

Накануне мы вышли в эфир, где провели технический прогон. Безусловно, мы соблюдали все меры предосторожности — приходили в масках, с тонной санитайзеров. От этой эпохи нам точно есть, что вспомнить — новая реальность, в которой мы, как и многие, стали пионерами.

Сценарий проведения онлайн конференции был довольно гибким и мы видоизменяли его день ото дня. Если со спикерами всё было чётко и понятно — они выступали каждый день с революционными докладами в сфере IT, то с нашей стороны допускались различные пробы аудитории и эксперименты, потому что практически каждый первый человек не имел никогда подобного опыта общения. Было непонятно — что зайдёт, а что не зайдёт.

Тем не менее, мы каждый день проводили в финале онлайн квиз с розыгрышем призов и подарков, а, начиная со второго дня, стали даже интегрировать в программу интерактивы с аудиторией от 100 до 500 человек, которые просто отвечали в чате на мои вопросы и предложения.

Я адаптировал из оффлайна свой интерактив «Нестандартное мышление» и впервые успешно апробировал его в сценарии конференции онлайн, причём с привлечением топовой продукции Dell Technologies — Dell EMC PowerStore.

Удивительно, что для «разгрузки мозга» между выступлениями спикеров, зашли такие элементарные интерактивы, как «Игра в города», которую я переделал в игру IT-терминами. Например, кидая слово в чат «Гиперконвергенция», я получил ответ «Яндекс» — на последнюю букву и так далее.

На каком-то этапе мы пошутили и даже закинули тему рисунков символами в чат. После этого в общем чате стали появляться картинки из символов, среди которых были даже написания бренда «DELL».

Это был совершенно новый и уникальный опыт подобной работы, о котором ещё совсем недавно мы не могли и подумать даже.

Интересными фишками стали находки организаторов с бесплатной доставкой первым 100 зарегистрировавшимся на онлайн конференцию — бизнес-ланчей с горячим кофе. Такая новаторская сценарная идея стала настоящим мостом между онлайном и оффлайном.

Конечно, попробовав онлайн конференции, многие компании и корпорации поняли, что это хороший способ разумной экономии бюджетов. Не нужно привозить участников со всей страны (или даже мира) в другой город, оплачивать отели, перелёты, питание, аренду дорогих залов, делать гала-концерт с банкетным меню, звёздами и артистами.

Но людям всё равно хочется живого общения, кулуарных разговоров, за которыми часто решаются гораздо более важные задачи, чем в онлайне. Конечно, проведение конференций онлайн останется и после пандемии, но оно точно не заменит живого человеческого общения, и точно — не отменит оффлайн.

Возвращаясь к проекту Dell Technologies, могу уверенно сказать, что мы успешно справились с задачей, которую поставила для нас новая реальность. Справились творчески, технически, и организационно.

В конце третьего дня проведения онлайн конференции к нам в студию приехала съёмочная группа от организатора и от этого визита команды «AvaStudio.ru» у меня остались профессиональные кадры моментов, которые сейчас уже можно назвать «Event-историей».

Жизнь постоянно бросает нам всё новые и новые вызовы. Как ведущий деловых мероприятий я прошёл, казалось бы, уже всё возможные форматы, но в сложнейшей ситуации, в которой оказалась вся наша event-индустрия в период пандемии коронавируса — я смог обрести не только новые технические знания, но и успешный опыт проведения онлайн конференции.

Таким образом, я научился работать не только на платформе Zoom, но и на платформе Cisco Webex (площадка для тех, кто не ищет лёгких путей при организации прямых эфиров). С ностальгией вспоминаю те времена, когда я, тогда ещё совсем юный, на проектах конца прошлого века и начала 21 столетия ставил под своё ведение фоновые аудиокассеты, потом компакт-диски и DVD, пользовался проводными микрофонами и не мог даже подумать, что в 2020 году стану ведущим онлайн мероприятий, которые смогут смотреть люди во всём мире.

Если Вы находитесь в поисках ведущего онлайн конференции — буду рад помочь Вам и провести Ваш онлайн проект на самом высоком уровне, а если необходимо привлечь хороших технических специалистов, то я могу рекомендовать Вам свою команду.

В настоящее время мы уже работаем над подготовкой ещё более сложных и комбинированных онлайн форматов, где на базе лофт-площадки создаётся студия с профессиональным звуком и светом, из которой ведётся многокамерная трансляция.

В этой студии планируется нахождение топов компании — как центр конференции. Получается, как я уже сказал выше — комбинированный вариант онлайна и оффлайна.

Я, как ведущий онлайн конференции, буду соединять города и страны, а нашу студию будут посещать артисты и даже звёзды, которые будут дарить своё творчество всем участникам такого необычного и сверхсовременного проекта.